Polityka prywatności Pando

Wersja: 1.1

Data publikacji i wejścia w życie: z dniem opublikowania w Serwisie

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników Serwisu Pando jest Ignis Kacper Holak, ul. Wiejska 21, 44-180 Toszek, NIP: 5842820373, REGON: 522504647, e-mail kontaktowy: pando@holak.me, osoba kontaktowa: Kacper Holak (dalej: „my", „Administrator").

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod wskazanym wyżej adresem e-mail.

2. Zakres Polityki

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe użytkowników Serwisu i Aplikacji Pando dostępnych pod adresem pando.holak.me, w tym dane zbierane podczas zakładania konta, korzystania z funkcji aplikacji, kontaktu z nami, płatności za korzystanie z odpłatnych funkcji Serwisu (o ile z nich korzystasz), otrzymywania komunikacji marketingowej oraz korzystania z plików cookies i podobnych technologii.

Dwie role w Pando. Pando jest prostym CRM: użytkownicy mogą wprowadzać do niego dane swoich własnych klientów i kontrahentów. W odniesieniu do:

• danych użytkowników Pando (Twoje konto, rozliczenia, wsparcie, logi) — Administratorem jesteśmy my i zastosowanie ma niniejsza Polityka;
• danych klientów wprowadzanych przez użytkownika do CRM — administratorem jest użytkownik, a my przetwarzamy te dane wyłącznie w jego imieniu jako podmiot przetwarzający, na zasadach powierzenia opisanych w Regulaminie (§8). Osoby, których dotyczą te dane, powinny kierować żądania w pierwszej kolejności do użytkownika będącego ich administratorem; przekazane nam żądania niezwłocznie przekażemy właściwemu użytkownikowi.

3. Kategorie przetwarzanych danych

Możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. adres e-mail, nazwa użytkownika),
• dane konta (np. hasło w postaci zaszyfrowanej, ustawienia, dane profilu),
• dane płatnicze i rozliczeniowe — wyłącznie jeżeli korzystasz z płatnych funkcji,
• dane wsparcia i reklamacji (treść zgłoszeń, korespondencja),
• dane techniczne i bezpieczeństwa (adres IP, identyfikatory sesji, dane o urządzeniu i przeglądarce, logi zdarzeń),
• dane analityczne (identyfikatory cookies, dane o sposobie korzystania z usługi) — wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody,
• dane dotyczące zgód i preferencji marketingowych,
• dane klientów wprowadzane przez użytkownika do CRM — przetwarzane wyłącznie w imieniu użytkownika jako administratora (zob. pkt 2).

Zasadniczo nie oczekujemy podawania danych szczególnej kategorii (np. danych o zdrowiu, przekonaniach) i prosimy o ich niepodawanie, chyba że wyraźnie tego wymagamy i wskażemy odpowiednią podstawę prawną z art. 9 RODO.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane w następujących celach:

1. Utworzenie i prowadzenie konta oraz świadczenie usług aplikacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
2. Zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom i prowadzenie logów technicznych — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie usługi i użytkowników).
3. Obsługa wsparcia, reklamacji i kontaktu — art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od kontekstu zgłoszenia.
4. Realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych (przy usługach płatnych) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5. Marketing elektroniczny (np. newsletter) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) wraz z wymaganymi zgodami wynikającymi z przepisów o komunikacji elektronicznej.
6. Analityka niebędąca niezbędną do działania usługi — na podstawie zgody na cookies oraz, w razie potrzeby, zgody z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy albo do spełnienia obowiązku prawnego — bez nich nie możemy świadczyć usługi. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może być potrzebne do korzystania z niektórych funkcji.

6. Źródła danych

Co do zasady zbieramy dane bezpośrednio od Ciebie. Jeżeli otrzymamy dane z innego źródła — np. od operatora płatności albo osoby zapraszającej Cię do aplikacji — przekażemy Ci informacje wymagane przez art. 14 RODO, w tym informację o źródle danych.

7. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być nasi dostawcy usług technicznych, w szczególności:

• dostawca hostingu i infrastruktury: Hostinger,
• dostawca usług e-mail: obecnie Hostinger,
• narzędzia analityczne: obecnie nie korzystamy z narzędzi analitycznych; w razie ich wdrożenia dostawca zostanie tu wskazany przed rozpoczęciem ich używania,
• operator płatności: płatności za odpłatny dostęp rozliczane są obecnie bezpośrednio (np. przelewem na podstawie wystawionej faktury), bez pośrednictwa zewnętrznego operatora płatności; w razie wprowadzenia takiego operatora zostanie on tu wskazany,

— wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług lub wykonania obowiązków prawnych. Tam, gdzie podmiot działa jako podmiot przetwarzający, zawieramy z nim umowę powierzenia zgodną z art. 28 RODO.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, zapewniamy odpowiedni mechanizm transferowy — w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne — oraz informujemy o zabezpieczeniach i sposobie uzyskania ich kopii.

Aktualny status: dane są przechowywane na serwerach zlokalizowanych w EOG — serwer produkcyjny znajduje się na Litwie, a kopie zapasowe we Francji. Obecnie nie przekazujemy danych osobowych poza EOG.

9. Okresy przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, a po jego upływie przez okres wymagany przepisami prawa albo potrzebny do obrony przed roszczeniami. Szczegółowe okresy:

• dane konta — przez czas posiadania konta, a po jego usunięciu do 12 miesięcy w celach bezpieczeństwa, rozliczeniowych i obrony przed roszczeniami,
• logi bezpieczeństwa — do 90 dni, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do wyjaśnienia incydentu,
• zgody marketingowe — do wycofania zgody oraz przez okres niezbędny do wykazania zgodności z prawem,
• dokumenty księgowe — przez okres wynikający z przepisów prawa,
• zgłoszenia wsparcia i reklamacje — do 12 miesięcy od zakończenia sprawy.

10. Cookies i podobne technologie

Używamy plików cookies i podobnych technologii niezbędnych do działania usługi (np. sesja logowania, zapamiętanie preferencji cookies). Wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody używamy także technologii analitycznych lub marketingowych, które nie są niezbędne.

Możesz w każdej chwili zmienić swoje wybory dotyczące cookies w panelu preferencji cookies dostępnym w Serwisie.

11. Komunikacja marketingowa

Wiadomości marketingowe (np. newsletter) wysyłamy wyłącznie wtedy, gdy mamy odpowiednią podstawę prawną oraz wymaganą zgodę. Zgodę można wycofać w każdym czasie — np. klikając link rezygnacji w wiadomości — bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw i wolności użytkowników. Środki te obejmują m.in. kontrolę dostępu, szyfrowanie połączeń (TLS/HTTPS), przechowywanie haseł w postaci zaszyfrowanej, kopie zapasowe, logowanie zdarzeń oraz procedury reagowania na incydenty.

13. Naruszenia ochrony danych

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych postępujemy zgodnie z RODO, w tym — gdy jest to wymagane — zgłaszamy naruszenie Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych i zawiadamiamy osoby, których dane dotyczą.

14. Prawa użytkownika

Przysługuje Ci prawo:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Wniosek można złożyć na adres pando@holak.me. Odpowiadamy co do zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

15. Skarga do organu nadzorczego

Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

16. Dzieci

Usługa nie jest przeznaczona dla dzieci poniżej 16. roku życia, chyba że wyraźnie wskazano inaczej i uzyskano wymaganą zgodę osoby sprawującej władzę rodzicielską lub opiekę. Jeżeli stwierdzimy, że dane dziecka zostały zebrane bez wymaganej podstawy, podejmiemy odpowiednie kroki w celu ich usunięcia.

17. Usunięcie konta

Możesz zażądać usunięcia konta w ustawieniach konta albo kontaktując się z nami pod adresem pando@holak.me. Usunięcie konta nie zawsze oznacza natychmiastowe usunięcie wszystkich danych: część danych możemy zachować przez okres wymagany przepisami prawa, dla bezpieczeństwa lub obrony przed roszczeniami (zob. pkt 9).

18. Zmiany Polityki i wersje językowe

Zmiany niniejszej Polityki prywatności publikujemy w Serwisie; o istotnych zmianach poinformujemy z wyprzedzeniem. Wersja polska i angielska są przygotowane równolegle; w razie rozbieżności wobec użytkowników mających miejsce zwykłego pobytu w Polsce pierwszeństwo ma wersja polska, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.